EasyFWD Help
Welkom Hallo, ik ben Luc en ik neem je mee door deze handleiding, zodat je prettig leert omgaan met EasyFWD. De digitalisering heeft in 2020 een enorme sprint genomen en ons anders doen laten denken over hoe we met elkaar kunnen samenwerken. Thuiswerken is daar één van.
Om daarop terug te komen, is uit onderzoek gebleken, dat wat we altijd dachten over thuiswerken niet klopt. Juist thuis werken we langer en ervaren we meer stress. Het blijkt dat het thuis moeilijk is om gestructureerd en gefocust te werken. Daarbij zitten we vaak lang achter de PC, laptop, tablet of telefoon en heeft dit effect op ons beweegpatroon en vitaliteit. Conclusie: thuiswerken is niet meer weg te denken en we zullen ons een nieuw werk-beweegpatroon moeten aanleren en dat combineren met geconcentreerd kunnen werken. De uitdaging is, hoe doe je dat? EasyFWD leert je werk te onderbreken en te ervaren dat het prettiger werken is om je werk even met rust te laten en weg te gaan bij de PC. Gebruik de break voor een korte wandeling, telefoneer lopend, doe een oefening, ben je in de gelegenheid voer je werk staand en dan weer zittend uit enz., allemaal mogelijkheden om je werk gezonder en vitaler uit te voeren.
Wat, hoe en waarom van EasyFWD.



Snel start

De Snelstart is een kort introductie filmpje, van 2 minuten, over EasyFWD. Het laat je zien, het hoe en waarom van een EasyFWD. In de Snelstart komen alleen de belangrijkste onderwerpen naar voren, zodat je snel van start kan.

Dashboard

Als je EasyFWD opent, zie je als eerste het dashboard en valt meteen “Je vitaliteit” op. Zit je niet constant achter je PC te werken, dan zal je vitaliteit vrolijk zijn. Zit je daarentegen vaak lang achter je PC te werken, dan zal je vitaliteit vermoeid zijn.

Uitleg “Je vitaliteit”:

Je vitaliteit hangt af van hoe je over de dag je onderbrekingen hebt genomen. Het gaat hierbij om 3 punten:

  1. De verhouding tussen werktijd en de onderbrekingstijd.
  2. De spreiding van de pauzes die je hebt genomen over de werkdag. Al dan niet aangeboden door EasyFWD.
  3. En hoe vaak je te lang achtereen hebt gewerkt. (achter je PC bezig bent).

Ga je uit jezelf al voldoende bij de PC vandaan, dan ben je vitaal goed bezig en zul je EasyFWD niet of nauwelijks zien.

Doe je dat minder, doordat je het druk hebt, dan wordt je vitaliteit minder en slaat de meter naar links uit.

Maak je nauwelijks of geen tijd voor een kort loopje of onderbreking, dan ondermijn je je vitaliteit en zal je energie afnemen en raak je steeds meer vermoeid, minder creatief en productief.

Houdt er rekening mee dat je getoonde vitaliteit op het dashboard een gemiddelde is, genomen over 20 werkdagen.

Je energielevel

Ga met je cursor naar” je energielevel over 20 werkdagen” dan zal het vlak met de batterij blauw oplichten. Klik erop en je krijgt je energielevels/batterijen te zien van de afgelopen 20 werkdagen.

Je energielevel

Heb je erop geklikt dan je zie batterijen geanimeerd van vol naar leeg lopen, afhankelijk hoe je hebt gewerkt die dag.

Door met de cursor over een batterij heen te gaan krijg je informatie van die dag. De drie gezichtjes geven aan wat goed ging en wat minder. Dit geeft je de kans om daar eventueel wat mee te doen.

Easyflux

Wanneer gebruik je de easyflux.

Je kent het wel, je bent net lekker bezig of daar komt je collega aan of je kinderen stormen binnen, kortom het is moeilijk om tijd en plek te vinden om even rustig geconcentreerd te kunnen werken. Werken met de easyflux zorgt in deze situaties voor concentratie en structuur in je werk. Het is eenvoudiger afspraken maken met je collega’s op kantoor of met je gezin of partner thuis. Je zult merken dat ze je sneller met rust laten en een “nee” beter accepteren.

Informatie Pomodoro

Achtergrond informatie easyflux:

De easyflux werkt op basis van de wetenschappelijk bewezen Pomodoro werktechniek. U werkt in 4 blokken van 25 minuten met daartussen een 5 minuten onderbreking en na het vierde werkblok een 15 minuten onderbreking. Bij de Pomodoro werktechniek gaat het vooral om het nemen van de 5 en 15 minuten pauzes. Die zorgen ervoor dat u productiever, creatiever en met meer werkplezier zult werken.

Hoe werkt de easyflux:

Druk op het logo knopje en de easyflux start een werkblok van 25 minuten in het rood. Na deze 25 minuten wordt de easyflux groen voor een 5 minuten onderbreking, om vervolgens weer 25 minuten rood te worden. U doet dit 4 werkblokken achter elkaar, wat 1 Pomodoro is,  en na het 4de werkblok krijgt u een beloning en een 15 minuten onderbreking. Gun u tijd voor een bakje koffie of een goed gesprek met uw collega. Je hebt nu 100 minuten geconcentreerd kunnen werken. Je kan dit proces meerdere keren per dag doen, als je taak dat vereist.

De easyflux in de praktijk

De easyflux houdt rekening met de omgeving waarin je werkt en is o.a. voorzien van een wachtverzachter. Een dotklokje, waarmee de easyflux aangeeft hoelang je nog bezig bent, zodat je omgeving kan zien wanneer ze je kunnen aanspreken.

Tijdens een werkblok kun je gerust even weg, de easyflux zal niet de hele tijd op rood staan tijdens je afwezigheid. De easyflux houdt rekening met het verloop van je werkblok. Ben je langer weg dan 10 minuten, dan begint je werkblok opnieuw.

Handig is dat easyflux heel af en toe een tril signaal geeft, zodat je weet dat easyflux in de buurt is en je kan bedenken om de easyflux te gebruiken om weer even geconcentreerd te kunnen werken of te gebruiken bij je zit sta tafel. Deze [do not forget me button] kunt in EasyFWD aan of uit zetten.

Uitleg easyflux
Aansluiten en kleuren codering easyflux:

Aansluit benodigdheden:

Is bovenstaande allemaal correct dan kunt u beginnen.

Belangrijk: easyflux is alleen op te laden via usb stekken aan de PC. Niet aan een stekker koppelen en in het stopcontact steken.

USB aansluiting:

Steek de USB stekker in uw PC en het andere stekkertje in de easyflux. U drukt 1 keer op het logo knopje en u ziet dat de easyflux met een draaiend wit staartlicht gaat zoeken naar verbinding met EasyFWD. Op een gegeven moment licht de ledring 1 maal helemaal wit op en dooft weer, u bent verbonden.

Bluetooth aansluiting:

Ga eerst naar instellingen van uw PC en check bij “apparaten” of uw PC beschikt over bluetooth en of deze aan staat. Ziet u geen “aan en uit” slide dan beschikt uw PC niet over bluetooth en kunt u USB gebruiken.
U beschikt wel over bluetooth doorloop de volgende stappen:

  1. Eerst houdt u het knopje van de easyflux net zo lang ingedrukt, totdat u een blauw ronddraaiend licht ziet verschijnen, u laat het knopje los. Het blauw ronddraaiend licht staat voor dat easyflux bluetooth verbinding zoekt met de PC.Tussendoor kleurt easyflux even helemaal rood op, maar u houdt het knopje ingedrukt.
  2. U gaat naar instelling van uw PC, klikt op apparaten en vervolgens klikt u op de plus, een zwart scherm verschijnt en u klikt op “Bluetooth”. U ziet in de rij van apparaten easyflux staan en deze klikt u aan.
  3. Op een gegeven moment licht de ring van easyflux 1x helemaal blauw op en dooft weer, u bent nu gekoppeld met de PC.
  4. U drukt nu 1x op het knopje van de easyflux en er verschijnt een wit ronddraaiend licht. easyflux zoekt verbinding met EasyFWD. Licht de ring 1x helemaal wit op dan is de easuflux verbonden en klaar om mee te werken.

Opmerking: Stap 1 t/m 3 is eenmalig

Kleur geconcentreerd werken:

U drukt 1 maal op het knopje en de ledring licht rood op. Naarmate de 25 minuten verstrijkt ziet u steeds een ledlichtje wit worden en als het ware aftellen. Heeft de ring nog maar 1 ledlichtje rood dan zal na dit ledlichtje de ledring helemaal groen oplichten voor 5 minuten en ook aftellen. Heeft u 4 blokken geconcentreerd gewerkt dan krijgt u een beloning van de easyflux en 15 minuten onderbreking, een feestje zogezegd.

Uitzetten van geconcentreerd werken:

Dit doe je in EasyFWD in het linker navigatie menu Easyflux. Klik hierop en klik op stop.
Ook zal de easyflux uitgaan bij het uitschakelen of in hybernate gaan van de PC of laptop. Let op ook het dichtklappen van de laptop zorgt ervoor dat de easyflux uitgaat.

Pauze signaal:

Na 25 minuten werken zal de easyflux van rood naar 5 minuten groen gaan. Deze 5 minuten kunt u pauze nemen en een ommetje maken of u bent aanspreekbaar. De pauze wordt net als in het werkblok, door de wachtverzachter afgeteld. Goede tip hierbij is, dat het bij de easyflux niet zo zeer gaat om het werken maar eerder om het nemen van die pauzes. Die zorgen ervoor dat u productiever en creatiever wordt en met meer werkplezier uw werk doet. It is fun to get your work done.

2 minuten afwezig:

U bent even weg en langer dan 2 minuten niet actief met de PC. De easyflux wordt geheel groen om aan te geven dat u er niet bent of andere werkzaamheden doet. Komt u binnen 10 minuten terug dan start uw werkblok, waarin uw bezig was, daar waar u gebleven was. Bent u langer weg dan 10 minuten, dan begint uw werkblok waarin u bezig was, opnieuw.

Beloning:

U kunt van easyflux op 2 manieren een beloning ontvangen:

  1. U heeft vandaag keurig volgens uw werkprofiel gewerkt en u krijgt een beloning.
  2. U heeft geconcentreerd gewerkt en u heeft de 4 werkblokken volbracht en de pauzes daartussen volledig genomen, een feestsje waard en u verdient een pauze van 15 minuten voor een goed gesprek of lekker bakje koffie.
Uitzetten van de easyflux zelf:

U drukt op het knopje en houdt deze ingedrukt totdat de ledring helemaal rood is en dan laat u los. De easyflux is uit.

Batterij is bijna leeg:

Gehele ring pulseert oranje, accu bijna leeg. Connect met USB kabel. Als de oranje pulsering stopt dan kunt u easyflux weer gebruiken.

Easyflux heeft een update nodig:

Ronddraaiend geel licht, easyflux wordt geüpdatet vanuit EasyFWD. Duurt 6 tot 8 minuten.

 

Wat te doen als easyflux even niet direct reageert, nadat u easyflux via bluetooth of usb kabel heeft verbonden met de PC:

U ziet een wit ronddraaiend zoeklichtje op de easyflux. Dit betekent dat easyflux verbinding zoekt met EasyFWD vitaliteit software. Als het wat te lang duurt kun je het volgende doen om de verbinding sneller tot stand te laten komen.

1) Sluit EasyFWD vitaliteit software af door te klikken met je rechter muis knop op het icoontje rechts onderin je beeldscherm. Je kan EasyFWD hier afsluiten, klik op ja en EasyFWD is afgesloten. Klik links onderin op start en klik op het EasyFWD vitaliteit software programma. EasyFWD vitaliteit software wordt opnieuw opgestart. De verbinding met easyflux komt nu tot stand.

2) Je gaat naar de instellingen van je PC door links onderin op start en vervolgens op instellingen te klikken. Je kiest apparaten en ziet het schuifje van bluetooth op aan staan. (zo niet, dan doet u deze aan) U zet voor 10 seconden bluetooth even uit en doet deze daarna weer aan. De verbinding met easyflux komt tot stand.

Werkprofielen

Met welk werkprofiel wil ik werken.

EasyFWD heeft 3 werkprofielen voor je.

1) Je kiest voor het afwisselend werkprofiel:
Het woord zegt het al, hierbij werk je afwisselend met je PC of laptop en zal EasyFWD je werkzaamheden nauwelijks onderbreken. In principe weet je van jezelf dat je voldoende pauzes neemt, maar af en toe zie je toch graag dat EasyFWD, als je het even druk hebt, je onderbreekt. Zo kan je even opstaan, weer goed rechtop zitten in de stoel enz.
De instelling is 60 minuten werk en 10 minuten pauze.

2) Je kiest voor een intensief werkprofiel:
Hierbij werk je vrijwel de gehele dag met je PC en kom je er nauwelijks achter vandaan. EasyFWD helpt je om dan af en toe tot rust te komen en toch even je drukke werkzaamheden te onderbreken. Hoe moeilijk het soms ook is, het nemen van een onderbreking heeft een functie, namelijk; je doet weer energie op. Doe je dit regelmatig dan zul je merken dat je prettiger en vitaler je werk voort kunt zetten.
De instelling is 30 minuten werk en 5 minuten pauze.

Door op het tandwieltje te klikken kan je EasyFWD zo dwingend instellen als je zelf maar wilt.

Je kan kiezen voor een informatie tickerline, die onderin het pauze window verschijnt.

Installeer je EasyFWD voor de eerste keer dan is de standaard instelling; afwisselend werkprofiel met een zachte melding. Als starter is deze standaard instelling het prettigst en maakt je voldoende bewust.

3) Je kiest voor een persoonlijk/op maat werkprofiel.
Dit werkprofiel kun je helemaal zelf instellen naar eigen wens. Echter raden wij altijd aan om dit samen te doen met een deskundige. Meestal wordt dit werkprofiel gebruikt voor mensen met fysieke klachten als RSI, nek en schouder, arm, lage rug enz.

Let op: easyflux geeft bij een pauze een groenlicht signaal, om aan te geven dat u een onderbreking kan nemen om even weg te zijn bij de PC of laptop.

Zitten / staan
Zit-sta tafel

Hoe te bewegen op kantoor is een grote uitdaging. Een van de oplossingen is de zit-sta tafel, een tafel die je van zit naar staan kan brengen. Veel bedrijven zijn hierop ingesprongen, alleen in de praktijk blijkt nu, dat het omgaan met een zit-sta tafel moeilijker is dan gedacht.

De easyflux kan je helpen en stimuleren om ervoor te zorgen dat je de zit-sta tafel beter gaat gebruiken. Je stelt je zit-sta tijd in en naar aanleiding daarvan krijg je een vriendelijk wit lichtsignaal van de easyflux, om je tafel op een hogere of lagere werkpositie te brengen.
Je hebt de keuze voor een wit lichtsignaal alleen op de easyflux of alleen een melding op je beeldscherm of op allebei.

Wat zie je:

Wit lichtsignaal op de easyflux:

De melding op het scherm kun je altijd wegklikken of verdwijnt wanneer je de tafel meer dan 20 cm omhoog of omlaag hebt gebracht.

De easyflux houdt per dag voor je bij, hoelang je hebt gezeten of gestaan. Maak je gezond gebruik van je tafel dan is 30% van je werktijd staan. Bij het instellen gebeurt dit automatisch. Doe je zitten staan in de juiste verhouding dan zal het gezichtje steeds vrolijker gaan kijken.

Even een weetje: Het afwisselen van zitten naar staan heeft een gunstig effect heeft op je cholesterolgehalte. Let hierbij dan wel op dat je niet meer dan 1 uur achtereen staat of 2 uur achtereen zit.

Beloning

Uiteraard vinden EasyFWD en easyflux dat wanneer je het goed doet je ook beloont mag worden. Je krijgt een beloning te zien aan het einde en goede uitvoering van een Pomodoro of aan het einde van de werkdag als je je werkprofiel goed hebt uitgevoerd.

Bij “instellingen” kun je aangeven hoe vaak en of je de beloning wel wilt zien. Bijvoorbeeld einde van de dag of na 5, 10, 15 of 20 werkdagen.

U doet het goed.
Het kan beter
U doet het minder goed.

Tips and tricks

EasyFWD geeft ook tips over werkstijl en werkhouding. Deze zie je verschijnen tijdens een energie boost. De tip groeit uit tot een grote ballon. Je kan hierop klikken en de tipballon verdwijnt of je laat de tipballon met rust en verdwijnt deze automatisch.

Vragenlijst en nieuws

Vragenlijst en nieuws”?

Als het bedrijf waar je voor werkt met EasyAnalyse werkt, kan de arbo-deskundige of HR-manager een vragenlijst of publicatie aan je toesturen. Dit voor onderzoek of ter verstrekking van informatie, om zo tot een beter preventiebeleid te komen. Deze komt automatisch tevoorschijn op je scherm. Wanneer je de vragenlijst of publicatie annuleert, dan zal er een link verschijnen bij “Vragenlijst en nieuws”. Door op de link te klikken komt de vragenlijst of publicatie tevoorschijn. Op deze manier bepaal jezelf wanneer je dit wilt inzien of beantwoorden.

Aan de vragenlijst en publicatie zit een tijdsperiode vast. Verstrijkt deze dan zal de melding “Er staat een vragenlijst of publicatie voor u klaar” verdwijnen en veranderen in “Er zijn geen vragenlijsten of publicaties”.

Oefeningen

Bij de oefeningen zie je mij terug. Samen met Sophie doe ik wat oefeningen voor, die heel eenvoudig zijn uit te voeren op de werkplek. Houd je hierbij aan de richtlijnen hoe je de oefening dient uit te voeren. “Pijn is Fijn” gaat tijdens en na de oefening niet op!

Gezond werken

Als je EasyFWD voor het eerst hebt geïnstalleerd dan krijgt je eenmalig een instructie filmpje te zien over oefeningen die je op de werkplek kunt uitvoeren. Je kunt dit wegklikken en een andere keer bekijken door op Gezond werken te klikken.

Instellingen en max. werktijd

Maximale werktijd en Programma instellingen:

I.s.m. je arbo-deskundige kan een maximale werktijd ingesteld worden.

Standaard instelling is 6 uur per dag. Dreig je de 6 uur grens te behalen dan krijg je twee waarschuwingen. Eén 15 minuten en twee 5 minuten vooraf.

Ga je door tot de 6 uur is bereikt, dan sluit EasyFWD uw toetsenbord af en kun je met de muis je PC afsluiten en hetgeen je mee bezig bent opslaan. Je kan daarna altijd je PC opnieuw opstarten en begint je 6 uur opnieuw.

Het instellen van een maximale werktijd is bedoeld voor mensen met klachten of om mensen tegen zichzelf beschermen.

Programma instellingen:
Bij programma instellingen draait het vooral om nieuwe updates, versies en licentie code. Dit onderdeel is niet echt van belang voor jou. Wel voor de IT-manager, die dit onderdeel nodig heeft om de licentie code in te voeren en EasyFWD uit te rollen. Uiteraard hebben wij ook een installatie handleiding, waar altijd naar gevraagd kan worden.

Privacy

Privacy is een groot goed in deze hedendaagse digitale wereld. Naast het feit dat EasyFWD volledig voldoet aan de AVG, staat in onze disclaimer dat wij uw gegevens verplicht zijn te beschermen en niet zonder uw toestemming aan derden mogen geven of delen. Behalve als het ter verbetering wordt gebruikt van EasyFWD.

Maar met EasyFWD heb je ook de mogelijkheid om je gebruikersdata zelf te beschermen. Je kan bij Instellingen het [Gegevens delen] uitzetten. Je data blijft op je computer. Weet dan wel, dat men centraal geen inzichten krijgt over je vitaliteit. Je hebt dan zelf de regie en verantwoordelijkheid hierover.

aan:

uit:

EasyFWD in actie

EasyFWD houdt rekening met hoe je werkt en komt niet uit zichzelf met een onderbreking. EasyFWD komt alleen met een melding als het nodig is. De melding verschijnt, omdat je manier van werken even niet volgens het werkplan gaat wat jezelf hebt ingesteld. Krijg je vaak een onderbreking, dan zit je te vaak te lang achtereen te werken. Het is dan handig om je werkzaamheden hierop aan te passen, neem de onderbreking, loop even weg van de PC enz. of stel een ander werkprofiel in.

EasyFWD werkt alsvolgt:

Laten we ervan uitgaan dat je 30 minuten werk en 5 minuten pauze hebt ingesteld. Omdat EasyFWD rekening houdt met de door jezelf genomen onderbrekingen, betekent dat wanneer je 3 minuten bijvoorbeeld hebt getelefoneerd, je na dat half uur nog 2 minuten pauze krijgt. Heeft dat gesprek langer geduurd dan 5 minuten, dan krijgt je geen onderbreking meer aangeboden en begint de telling opnieuw.

Dus hoe minder EasyFWD op het scherm, hoe gezonder je werkstijl.

Wat krijg ik te zien als EasyFWD actief is?

Heb je EasyFWD zacht ingesteld dan krijg je bovenstaande aankondiging, rechtsonderin. Werk je hierbij gewoon door, dan verdwijnt deze melding vanzelf na 20 seconden. Je kunt in deze 20 seconden nog wel besluiten om de pauze te nemen. Deze instelling is bedoeld om je bewust te maken en zo min mogelijk te storen.

Heb je EasyFWD hard ingesteld dan krijg je dezelfde melding, alleen met dit verschil dat de onderbreking er ook echt aankomt en het kruisje in de melding weg is. Je kan de 20 seconden af laten tellen en je zin afmaken, je kan de onderbreking gelijk starten door op [play] te klikken of je stelt de onderbreking voor 5 minuten uit door op [timer] te klikken.

[play] / [timer]

De onderbreking zelf komt midden in je scherm te staan. Deze melding kun je altijd stoppen door op het kruisje of de stop button te klikken. In de melding zie je tips, oefeningen en een tickerline met nieuws headlines van de dag.