EasyFWD Help
Welkom

Hallo, ik ben Luc en ik neem je mee door deze handleiding, zodat je prettig leert omgaan met EasyFWD.
De digitalisering heeft vanaf 2020 een enorme sprint genomen en ons anders doen laten denken over hoe we met elkaar kunnen samenwerken. Thuiswerken is daar één van.

Om daarop terug te komen, is uit recent onderzoek gebleken, dat wat we altijd dachten over thuiswerken niet klopt. Het blijkt dat we thuis juist meer werk verzetten en meer stress ervaren dan we dachten. In de thuissituatie is het moeilijker om structuur aan te brengen en te focussen. We zitten te vaak, te lang achter de PC, laptop, tablet of telefoon en dit heeft effect op ons beweegpatroon en vitaliteit.

Conclusie: thuiswerken is niet meer weg te denken en we zullen ons een nieuw werk-beweegpatroon moeten aanleren en dat combineren met gefocust kunnen werken.

De uitdaging is, hoe doe je dat?
EasyFWD leert je werk te onderbreken en te ervaren dat het prettiger werken is om je werk even met rust te laten en weg te gaan bij de PC. Doe een korte wandeling in kantoor naar je collega’s of buiten, telefoneer al lopend, ben je in de gelegenheid voer je werk staand en dan weer zittend uit, allemaal zaken om je werk gezonder en vitaler uit te kunnen voeren.
Wat, hoe en waarom van EasyFWD.



Snel start

De Snelstart is een kort introductie filmpje, van 2 minuten, over EasyFWD. Het laat je zien, het hoe en waarom van een EasyFWD. In de Snelstart komen alleen de belangrijkste onderwerpen naar voren, zodat je snel van start kan.

Dashboard

Als je EasyFWD opent, zie je als eerste het dashboard en valt meteen “Je vitaliteit” op. Zit je niet constant achter je PC te werken, dan zal je vitaliteit vrolijk zijn. Zit je vaak lang achter je PC te werken, dan zal je vitaliteit vermoeid raken.

Uitleg “Je vitaliteit”:

Je vitaliteit hangt af van hoe je over de dag je onderbrekingen hebt genomen. Het gaat hierbij om 3 punten:

  1. Je verhouding tussen werktijd en de onderbrekingstijd.
  2. Je spreiding van de pauzes die je hebt genomen over de werkdag. Al dan niet aangeboden door EasyFWD
  3. En de duur van je werktijd (achtereen) tussen de genomen pauzes.

Ga je uit jezelf al voldoende bij de PC vandaan, dan ben je vitaal goed bezig en zul je EasyFWD niet of nauwelijks zien.

Doe je dat minder, doordat je het druk hebt, dan wordt je vitaliteit minder en slaat de meter naar links uit.

Maak je nauwelijks of geen tijd voor een kort loopje of onderbreking, dan ondermijn je je vitaliteit en zal je energie afnemen en raak je langzamerhand steeds meer vermoeid.

 

Houdt er rekening mee dat je getoonde vitaliteit een gemiddelde is, genomen over de afgelopen 20 werkdagen.

Je energielevel

Ga met je cursor naar” je energielevel over 20 werkdagen” dan zal het vlak met de batterij blauw oplichten. Klik erop en je krijg je energielevels/vitaliteit te zien van de afgelopen 20 werkdagen.

Je energielevel

Door met de cursor over een batterij heen te gaan krijg je informatie van die dag. De drie gezichtjes (zie legenda) geven aan wat goed ging en wat minder. Dit geeft je de kans om daar eventueel wat mee te doen.

Easyflux

Wanneer gebruik je de easyflux.
Je kent het wel, je bent net lekker bezig of daar komt je collega weer aan of je kinderen stormen binnen, kortom het is moeilijk voor je om even rustig tijd en plek te vinden om lekker geconcentreerd te kunnen werken.

easyflux gaat je helpen!
Heel eenvoudig; Je zet de easyflux aan in EasyFWD.
De easyflux is rood als je werkt en wordt groen voor het nemen van een onderbreking, waarin je dan aanspreekbaar bent of je neemt die gelegenheid voor een kort loopje.
Met de easyflux is het eenvoudig afspraken maken, met je collega’s op kantoor of met je gezin of partner thuis, waar de kleuren voor staan. Je zult merken dat de mensen in je omgeving je sneller met rust laten en een eventuele “nee” beter van je accepteren.

Pomodoro

De easyflux werkt op basis van de wetenschappelijk bewezen Pomodoro werktechniek. Wanneer je begint te werken start easyflux een werkblok van 25 minuten en is dan rood. Na deze 25 minuten wordt easyflux groen voor een onderbreking van 5 minuten, om vervolgens weer 25 minuten rood te worden. Je doet dit 4 werkblokken achtereen en na het 4de werkblok krijg je 15 minuten onderbreking, voor een welverdiend bakje koffie en een goed gesprek met je collega. Je hebt nu 4 werkblokken (100 minuten) geconcentreerd kunnen werken, dit heet een Pomodoro. Weet dat het bij de Pomodoro niet zozeer gaat om het werk, maar meer om de pauzes.
Je kan meerdere Pomodoro’s per dag doen, als de taak waar je mee bezig bent daarom vraagt.

Tip: Heb je een drukke dag, plan je taken in Pomodoro’s.

De easyflux houdt rekening met de praktijk waarin je werkt en is o.a. voorzien van een wachtverzachter. Een dotklokje, waarmee de easyflux aangeeft hoelang je nog bezig bent, zodat je collega’s zien wanneer ze je kunnen aanspreken.
Tijdens een werkblok kun je gerust even weg, de easyflux zal niet de hele tijd op rood staan tijdens je afwezigheid.
De easyflux houdt rekening met het verloop van je werkblok. Ben je langer weg dan 10 minuten, dan begint je werkblok opnieuw.

Werkprofielen

Met welk werkprofiel wil ik werken.

EasyFWD heeft 3 werkprofielen voor je.

1) Je kiest voor het afwisselend werkprofiel:
Het woord zegt het al, hierbij werk je afwisselend met je PC of laptop en zal EasyFWD je werkzaamheden nauwelijks onderbreken. In principe weet je van jezelf dat je voldoende pauzes neemt, maar af en toe zie je toch graag dat EasyFWD, als je het even druk hebt, je onderbreekt. Zo kan je even opstaan, weer goed rechtop zitten in de stoel enz.
De instelling is 60 minuten werk en10 minuten pauze.

2) Je kiest voor een intensief werkprofiel:
Hierbij werk je vrijwel de gehele dag met je PC en kom je er nauwelijks achter vandaan. EasyFWD helpt je om dan af en toe tot rust te komen en toch even je drukke werkzaamheden te onderbreken. Hoe moeilijk het soms ook is, het nemen van een onderbreking heeft een functie, namelijk; je doet weer energie op. Doe je dit regelmatig dan zul je merken dat je prettiger en vitaler je werk voort kunt zetten.
De instelling is 30 minuten werk en 5 minuten pauze.

Door op het tandwieltje te klikken kan je EasyFWD zo dwingend instellen als je zelf maar wilt.

Je kan kiezen voor een informatie tickerline, die onderin het pauze window verschijnt. Het is mogelijk om de RSS feed van het bedrijf in te voeren.

Als je EasyFWD voor het eerst installeert dan is de standaard instelling; afwisselend werkprofiel met een zachte melding. Deze standaard instelling is gericht op “de gezonde mens”, omdat uit onderzoek is gebleken dat deze instelling het prettigst werkt en je voldoende bewust maakt.

3) Je kiest voor een persoonlijk/op maat werkprofiel.
Dit werkprofiel kun je helemaal zelf instellen naar eigen wens. Echter raden wij altijd aan om dit samen te doen met een deskundige. Veelal wordt dit werkprofiel gebruikt voor mensen met fysieke klachten als RSI, nek en schouder, arm, lage rug enz.

Zitten / staan

Hoe te bewegen op kantoor is een grote uitdaging. Een van de oplossingen is de zit-sta tafel, een tafel die je van zit naar staan kan brengen. Veel bedrijven zijn hierop ingesprongen, echter blijkt uit de praktijk dat het gebruik ervan mondjesmaat is.

De easyflux kan je helpen en stimuleren om ervoor te zorgen dat je de zit-sta tafel beter gaat gebruiken. Je stelt je zit-sta tijd in en naar aanleiding daarvan krijg je een vriendelijk wit lichtsignaal van de easyflux, om je tafel op een hogere of lagere werkpositie te brengen.
Je hebt de keuze voor een wit lichtsignaal alleen op de easyflux of alleen een melding op je beeldscherm of op allebei.

De melding op het scherm kun je altijd wegklikken of verdwijnt wanneer je de tafel meer dan 20 cm omhoog of omlaag hebt gebracht.

De easyflux houdt voor je bij, hoelang je hebt gezeten of gestaan per dag. De regel hierbij is, dat je gezond gebruik maakt van je tafel als je 1/3 van je werktijd staat en 2/3 van je werktijd zit. Bij het instellen gebeurt dit automatisch.

Weet dat het afwisselen van zitten naar staan een gunstig effect heeft op je cholesterolgehalte, maar let er dan wel op dat je niet meer dan 1 uur achtereen staat of 2 uur achtereen zit.

Beloning

Uiteraard vindt EasyFWD dat wanneer je het goed doet je ook beloont mag worden. Je krijgt een beloning te zien aan het einde en goede uitvoering van een Pomodoro of aan het einde van de werkdag als je je werkprofiel goed hebt uitgevoerd.
Bij “instellingen” kun je aangeven hoe vaak en of je de beloning wilt zien. Bijvoorbeeld einde van de dag of na 5, 10, 15 of 20 werkdagen. De beloning is niet altijd een beloning, maar komt ook opzetten als je het minder goed doet. De beloning is dan eerder een stimulans om het beter te willen doen.

U doet het goed. / U doet het minder goed.

Tips and tricks

EasyFWD geeft ook tips over werkstijl en werkhouding. Deze zie je verschijnen tijdens een energie boost. De tip groeit uit tot een grote ballon. Je kan hierop klikken en de tipballon verdwijnt of je laat de tipballon met rust en verdwijnt deze automatisch. Het is mogelijk om tips and tricks toe te voegen en aan te passen.

Vragenlijst en nieuws

Als het bedrijf waar je voor werkt met EasyAnalyse werkt, kan de arbo-deskundige of HR-manager een vragenlijst of publicatie aan je toesturen, voor onderzoek of ter verstrekking van informatie, om zo tot een beter preventiebeleid te komen. Deze komt automatisch tevoorschijn op je scherm. Wanneer je de vragenlijst of publicatie annuleert, dan zal deze verschijnen bij “Vragenlijst en nieuws”. Er staat dan een link waar je op kan klikken en de vragenlijst of publicatie komt tevoorschijn. Op deze manier bepaal jezelf wanneer je dit wilt inzien of beantwoorden.

Aan de vragenlijst en publicatie zit sowieso een tijdsperiode vast. Verstrijkt deze dan zal de melding “Er staat een vragenlijst of publicatie voor u klaar” verdwijnen en veranderen in “Er zijn geen vragenlijsten of publicaties”.

Oefeningen

Bij de oefeningen zie je mij terug. Samen met Sophie doe ik wat oefeningen voor, die heel eenvoudig zijn uit te voeren op de werkplek. Houd je hierbij aan de richtlijnen hoe je de oefening dient uit te voeren. “Pijn is Fijn” gaat tijdens en na de oefening niet op!

Gezond werken

Als je EasyFWD voor het eerst hebt geïnstalleerd dan krijgt je eenmalig een instructie filmpje te zien over oefeningen die je op de werkplek kunt uitvoeren. Je kunt dit wegklikken en een andere keer bekijken door op Gezond werken te klikken in EasyFWD.

Instellingen

Maximale werktijd en Programma instellingen:

I.s.m. je arbo-deskundige kan een maximale werktijd ingesteld worden.

Standaard is de richtlijn 6 uur per dag. Dreig je de 6 uur grens te behalen dan krijgt je eerst twee waarschuwingen 15 minuten en 5 minuten vooraf.

Gaat je door tot de 6 uur is bereikt, dan sluit EasyFWD uw toetsenbord af en kunt je met de muis je PC afsluiten en hetgeen je mee bezig bent opslaan.

Het instellen van een maximale werktijd is bedoeld voor mensen met klachten of om mensen tegen zichzelf beschermen.

Programma instellingen:
Bij programma instellingen draait het vooral om nieuwe updates, versies en licentie code. Dit onderdeel is niet echt van belang voor jou. Wel voor de IT-manager, die dit onderdeel nodig heeft om de licentie code in te voeren en EasyFWD uit te rollen. Uiteraard hebben wij ook een installatie handleiding, waar altijd naar gevraagd kan worden

Privacy

Privacy is een groot goed in deze hedendaagse digitale wereld. Naast het feit dat EasyFWD volledig voldoet aan de AVG, staat in onze disclaimer dat wij uw gegevens verplicht zijn te beschermen en niet zonder uw toestemming aan derden mogen geven of delen. Behalve als het ter verbetering wordt gebruikt van EasyFWD.

Maar met EasyFWD heb je ook de mogelijkheid om je gebruikersdata zelf te beschermen. Je kan bij Instellingen het [Gegevens delen] uitzetten. Je data blijft op je computer. Weet dan wel, dat men centraal geen inzichten krijgt over je vitaliteit. Je hebt dus zelf de regie en verantwoordelijkheid hierover.

aan:

uit:

EasyFWD in actie

EasyFWD houdt rekening met hoe je werkt en komt niet uit zichzelf met een onderbreking. EasyFWD komt alleen met een melding als het nodig is. De melding verschijnt, omdat je manier van werken even niet volgens het werkplan gaat wat jezelf hebt ingesteld. Krijg je vaak een onderbreking, dan zit je te vaak te lang achtereen te werken. Het is dan handig om je werkzaamheden hierop aan te passen, neem de onderbreking, loop even weg van de PC enz. of stel een ander werkprofiel in.

Hoe werkt EasyFWD?

Laten we even uitgaan dat je 30 minuten werk en 5 minuten pauze heeft ingesteld. Omdat EasyFWD rekening houdt met de door jezelf genomen onderbrekingen, betekent dat wanneer je 3 minuten bijvoorbeeld hebt getelefoneerd, je na dat half uur nog 2 minuten onderbreking krijgt. Heeft dat gesprek langer geduurd dan 5 minuten, dan krijgt je geen onderbreking meer aangeboden en begint de telling opnieuw.
Dus hoe minder EasyFWD op het scherm, hoe beter je werkstijl.

Wat krijg ik te zien als EasyFWD actief is?

Heb je EasyFWD zacht ingesteld dan krijg je bovenstaande aankondiging. Werk je hierbij gewoon door, dan verdwijnt deze melding vanzelf na 20 seconden. Je kunt in deze 20 seconden nog wel besluiten om de pauze te nemen. Deze instelling is bedoeld om je, als gezond mens, bewust te maken en zo min mogelijk te storen.
Heb je EasyFWD hard ingesteld dan krijg je dezelfde melding, alleen met dit verschil dat de onderbreking er ook echt aankomt en het kruisje in de melding weg is. Je kan de 20 seconden af laten tellen en je zin afmaken, je kan de onderbreking gelijk starten door op te klikken of je stelt de onderbreking voor 5 minuten uit door op te klikken.
De onderbreking zelf komt midden in je scherm te staan. Deze melding kun je altijd stoppen door op het kruisje of de stop button te klikken. In de melding zie je tips, oefeningen en een tickerline met nieuws headlines van de dag.